Aspek Penulisan - Surat Rasmi

Aspek penulisan Karangan umum Surat rasmi Minit mesyuarat Laporan

Dalam Bahasa Melayu, ada dua jenis surat iaitu surat rasmi dan surat tak rasmi. Surat rasmi berbeza dengan surat tak rasmi atau surat peribadi. Surat rasmi digunakan untuk tujuan-tujuan rasmi sahaja. Antara tujuan surat rasmi adalah untuk pemberitahuan, perlantikan, permohonan, dan sebagainya lagi. Surat rasmi memerlukan bahasa yang baku (standard), formal, dan mempunyai format yang khusus. Sebaliknya surat peribadi lebih bebas dan santai, menggunakan gaya bahasa yang sesuai dengan hubungan antara pengirim dan penerima.

Format surat rasmi

1. Kepala Surat: Mengandungi logo (jika ada), nama dan alamat pengirim sebelah atas kiri, nombor telefon, faks, dan e-mel.

2. Nombor Rujukan dan Tarikh: Nombor rujukan dan tarikh sebelah atas kanan. Tarikh di bawah Nmbor Rujukan. Ditulis dengan singkatan 'Ruj. Kami:'
3. Alamat Penerima: Nama penuh, jawatan, dan alamat penuh penerima sebelah kiri atas

4. Untuk Perhatian (jika perlu) ditulis dalam kurungan dengan singkatan 'u.p' Contoh: (u.p.: Puan Mardinah)

5. Panggilan hormat di sebelah kiri, dengan tanda koma. Contoh: Saudara, Tuan, Dato', Tan Sri

6. Perkara (Subjek): Tajuk atau tujuan utama surat. di bawah panggilan hormat. Semua huruf besar. Tiada tanda nokhtah di hujung.
7. Isi Kandungan: Dibahagikan kepada perenggan-perenggan yang jelas, bermula dengan pendahuluan, isi, dan penutup. Nyatakan dengan jelas tujuan surat. Paling penting.
8. Perenggan pertama tidak dinomborkan. Perenggan kedua bermula dengan nombor 2. Semua perenggan lain diberi nombor kecuali perengan penutup.
9. Pastikan surat hanya tertumpu kepada SATU perkara sahaja bagi mengelakkan kekeliruan.
10. Penutup: Ungkapan penutup yang sesuai dan ucapan terima kasih. Nyatakan pengharapan.

11. Pengesahan: di bawah perenggan akhir, di atas tandatangan. Contoh: Saya yang menurut perintah, Yang Benar.

12. Tandatangan: Bahagian kiri. Ruang tandatangan. Nama penuh dengan huruf besar semuanya dalam kurungan, jawatan pengirim (jika ada) disusuli dengan no telefon, email.

13. Bagi Pihak (gunakan singkatan b.p.) sekiranya ada. Boleh lebih dari satu. Jika lebih dari satu, pangkat yang lebih tinggi didahulukan.

Laras Bahasa

• Gunakan gaya bahasa baku yang tepat. Gaya bahasa formal dan bukan bersahaja. Surat rasmi bukan surat kepada rakan-rakan. Jangan gunakan singkatan seperti yang selalu digunakan di media sosial. Jangan guna bahasa pasar (atau bahasa rojak).

• Kesantunan bahasa dan kehalusan bahasa amat penting. Jangan gunakan bahasa kasar atau yang boleh meninggung perasaan orang lain. Gunakan panggilan hormat yang bersesuaian.

• Ejaan mesti tepat. Tatabahasa mesti betul dan mengikut hukum bahasa yang sedia ada. Gunakan tanda bacaan (penanda wacana) adalah betul dan tepat.

• Kejelasan amat perlu. Gunakan ayat yang ringkas, jelas, tepat dan mudah difahami. Maksud perlu jelas dan biar sampai kepada penerima. Jangan gunakan bahasa yang mengelirukan, terlalu berbunga-bunga, terlebih emosi. Jangan terlalu berkias sehingga mengelirukan pembaca. Jangan berteka-teki dengan penerima. Ini boleh menimbulkan marah.